Die passende Event Agentur finden: 5 Fragen, die Sie sich als Auftraggeber stellen sollten
Der Markt rund um Event Agenturen hat sich in der Vergangenheit auch in der Schweiz deutlich verändert. Wer sich auf der Suche nach einem passenden Partner für seine Veranstaltung befindet, wird mit einer grossen Auswahl konfrontiert. Was einerseits durchaus praktisch ist, kann andererseits zur Frage führen: „Welche Event Agentur passt zu mir?“
Um die zur Verfügung stehende Auswahl ein wenig zu verkleinern, helfen fünf Überlegungen weiter. Sie unterstützen die Auftraggeber in spe dabei, das Angebot der Event Agenturen, aber auch ihre eigenen Bedürfnisse besser kennenzulernen.
Fest steht, dass es sich definitiv lohnt, für die Suche nach einer passenden Event Agentur ein wenig Zeit einzuplanen. Unter anderem deswegen, weil es hier nicht immer zwangsläufig ein „Besser“ oder „Schlechter“ gibt, sondern weil es darum geht, einen Anbieter zu finden, der die eigenen Erwartungen zu 100 % erfüllt und so das Erlebnis für alle (!) Beteiligten optimieren kann.
Frage Nr. 1: Welche Art von Event planen wir – und welche Erfahrung sollte die Agentur mitbringen?
Je nach Branche und Schwerpunkt des Events unterscheiden sich die verschiedenen Veranstaltungen teilweise deutlich voneinander. Ein typisches Beispiel: Die Erwartungen, die Gäste an die Versammlung einer Steuerkanzlei stellen, dürften anders sein als die Erwartungen, die die Zulieferer eines trendigen Fitnessunternehmens an ein Event haben.
Entscheiden Sie sich am besten immer für eine Event Agentur, die in Ihrer Branche bereits Erfahrungen sammeln konnte und sich auf den Bereich, den Sie abdecken, spezialisiert hat. Viele Agenturen haben sich im Laufe der Jahre immer breiter aufgestellt und sind daher dazu in der Lage, eine grosse Zielgruppe zu betreuen.
Frage Nr. 2: Passt die kreative Handschrift der Event Agentur zu unserem Unternehmen?
Moderne Event Agenturen gehen nicht nach Standards vor. Viele Anbieter zeichnen sich durch eine eigene, ganz individuelle Handschrift aus. Und sicherlich ist es in dabei nicht übertrieben, von einem gewissen „Wiedererkennungswert“ zu sprechen.
Die entsprechenden Ideen und Konzepte sorgen im Idealfall dafür, dass sich genau diese Individualität auf die Veranstaltungen auswirkt und sich die Gäste noch lange an das betreffende Event erinnern.
Frage Nr. 3: Wie transparent ist die Agentur in Planung und Budgetierung?
Die Höhe der Preise, die eine Event Agentur für ihre Leistungen berechnet, sind von verschiedenen Faktoren abhängig. Doch unabhängig davon, ob Sie tendenziell weniger oder mehr Budget einplanen: Entscheiden Sie sich immer für eine Agentur, die Kosten und Leistungen nachvollziehbar und offen darlegt. So haben Sie als Kunde die Chance, sich jederzeit einen Überblick zu verschaffen.
Viele Agenturen bauen ihre Projekte auch von vornherein auf ein vorher festgesetztes Budget herum auf. Das bedeutet: Sie als Kunde sagen, wie viel Sie ausgeben möchten, und die Experten zeigen Ihnen wiederum auf, was mit „Betrag X“ möglich ist.
Fordern Sie in jedem Fall ein detailliertes Angebot an, aus dem klar hervorgeht, welche Preise für welche Leistungen aufgerufen werden.
Frage Nr. 4: Wer sind unsere konkreten Ansprechpersonen – und wie ist die Zusammenarbeit organisiert?
Auch in Bezug auf das bestgeplante Event treten hin und wieder Fragen auf. Wer dann weiss, an wen er sich wenden kann, ist klar im Vorteil. Hier ist eine transparente Vorgehensweise sinnvoll.
Moderne Agenturen stehen ihren Kunden für Rückfragen zur Verfügung. Das gute Gefühl, einen festen Ansprechpartner zu haben, sorgt für zusätzliche Sicherheit. Auch die Erreichbarkeit ist dabei von zentraler Bedeutung. Hat besagter Ansprechpartner zum Beispiel feste Telefonzeiten? Hat er eine Vertretung? Ist er telefonisch und per Mail erreichbar? Antworten auf Fragen wie diese zeigen auf, wie gut der Kundenservice der Event Agentur ist. Ergänzend hierzu lohnt es sich, sich mit dem Thema „Zuverlässigkeit“ auseinanderzusetzen. Denn: Wenn Ihr ganz persönlicher Kundenberater Ihnen verspricht, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgerufen zu haben, sollte er sich natürlich auch an sein Versprechen halten.
Frage Nr. 5: Gibt es nachweisbare Erfolge und Referenzen ähnlicher Projekte?
Wenn Sie noch ein wenig besser abschätzen möchten, ob eine Event Agentur aus der Schweiz , die Sie in die engere Auswahl genommen haben, gut zu Ihnen passt, bietet es sich an, sich mit den Referenzen des Anbieters auseinanderzusetzen.
Hier geht es nicht darum, herauszufinden, ob dieser in der Vergangenheit möglichst viele Projekte betreut hat. Vielmehr spielt die Art der Projekte eine wichtige Rolle. Somit finden Sie meist schnell heraus, ob sich die Event Agentur in Ihrem ganz persönlichen Bereich auskennt und bereits einschlägige Erfahrungen sammeln konnte.
Achten Sie daher bei den Referenzen unbedingt auf die Details. Diese bilden die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Die Event Agentur wirkt seriös, modern und individuell, kann aber keine einschlägigen Referenzen in Ihrem Bereich vorweisen? Hier kann es sich lohnen, nachzufragen. Gerade Agenturen, die bereits länger am Markt sind, können schlicht nicht alle Projekte, die sie bisher betreut haben, auf ihrer Seite aufführen.
Mit der richtigen Eventagentur aus Zürich oder Umgebung wird Ihr nächstes Event nicht nur professionell, sondern auch unvergesslich umgesetzt.