Wie Sie Zeit, Kosten und Nerven sparen – und trotzdem begeistern
Es gibt Menschen, die stets Einladungen annehmen, doch nie selbst welche aussprechen. Als Privatperson mag das streckenweise noch durchgehen, aber als Firmeninhaber sollten Sie sich das nicht leisten – und regelmässig Events veranstalten. So können Sie Kunden danken, Beschäftigte binden, Partnerschaften stärken, Ihre Reichweite steigern. Doch auch hier gilt das zunächst wenig ermutigende Bonmot: Aller Anfang ist schwer. Wann sollten Sie mit Ihrer Planung beginnen? Woran orientieren, wenn sie originell, individuell und einzigartig sein soll? Was, reichen Ihre internen Ressourcen zur Umsetzung nicht aus?
Eine effiziente Eventplanung liefert die Antwort auf all diese Fragen. Zudem reduzieren Sie mit ihnen mögliche Risiken vorab auf ein Minimum. Leider jedoch gibt es keine Blaupause, die Erfolg garantiert. Vielmehr bedarf jede Veranstaltung erneut einem massgeschneiderten Konzept, ob es um Ihr Firmenjubiläum geht, oder die Einführung Ihrer neuen Produktlinie.
Wir haben aber auch eine gute Nachricht: Sie können sich an einem groben Gerüst orientieren, das sämtliche relevanten Schritte einer erfolgreichen Konzeption umfasst. Wie genau ein solcher Bauplan aussehen kann, wissen wir von Gruber & Ianeselli dank unserer langjährigen Branchenexpertise genau. Und wir lassen Sie an unserem Wissen teilhaben. Damit auch Sie künftig nicht nur Veranstaltungen besuchen, sondern auch zu ihnen einladen. Selbstverständlich ergänzen wir die folgenden Informationen jederzeit gerne um eine praktische Unterstützung.
Planung: Ziele definieren
Vom Grob- zum Finetuning: Starten Sie Ihre effiziente Eventplanung mit der Benennung des Zwecks Ihrer anstehenden Feier. Möchten Sie neue Dienstleistungen vorstellen, Ihren Umsatz steigern, Ihre Reichweite erhöhen? Wissen vermitteln, Unterhaltung bieten, Danke sagen? Konzentrieren Sie sich hierbei auf maximal zwei Kernaspekte.
Zielgruppe analysieren
Junge Partygäste freuen sich über abendliche Festivals, politische Vertreter auf Businesslunches. So entscheidet Ihre Zielgruppe über die weitere Konzeption Ihrer effizienten Eventplanung. Untersuchen Sie soziodemografische Daten, psychografische Merkmale sowie verhaltensbezogene Muster. In anderen Worten: Alter, Geschlecht, Berufsstand, Wohnadresse, Hobbies, Überzeugungen oder Interessen. Sowie ihr analoges und digitales Kaufverhalten. Zur konkreten Analyse stehen Ihnen verschiedene Wege offen:
- Auswertung von Umfragen und Fragebögen
- eigene Beobachtungen
- Statistiken öffentlich zugänglicher Datenbanken
- Internetdokumente
Diagramme und Tabellen erleichtern Ihnen die Übersicht und erforderliche fortlaufende Analyse. Denn so schnell Trends kommen und gehen, so schnell können sich Erwartungen Ihrer Zielgruppe ändern.
Veranstaltungsort und -format wählen
Stimmen Sie Veranstaltungsort und -format neben Ihrem Budget ebenfalls auf die Interessen Ihrer Kunden ab. Babyboomer locken Sie mit informativen Redebeiträgen, Millennials mit Networking-Events. Je flexibler das Format, desto gezielter können Sie die Bedürfnisse Ihrer Gäste erfüllen. Sogenannte SWOT-Analysen stellen Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken individueller Formate transparent dar. Dabei stehen Ihnen drei Optionen offen:
- Analoge Events wie Feiern, Konferenzen oder gemeinsame Aktivitäten benötigen eine gewisse Infrastruktur. Denken Sie auch an günstige Verkehrsanbindungen oder Übernachtungsmöglichkeiten für anreisende Gäste.
- Bei virtuellen Events wie Webinaren oder Online-Konferenzen sind reibungslose digitale Kommunikationsmöglichkeiten das A und O. Und damit die hierfür erforderlichen technischen Voraussetzungen.
- Hybride Events kombinieren physischen und virtuelle Elemente durch Echtzeit-Zuschaltungen zu Live-Events. Ihnen gilt eine besondere Aufmerksamkeit, damit alles reibungslos funktioniert.
Termin festlegen
Bedenken Sie bei der Festlegung des Datums unbedingt regionale und nationale Besonderheiten. In der Adventszeit oder den Schweizer Schulferien schliessen viele Locations, arbeiten Dienstleistungsunternehmen oftmals eingeschränkt. Auch Ihre Gäste sind möglicherweise verreist oder bereits verplant. Buchen Sie Ihren Wunschtermin in Ihrem Lieblingsrestaurant frühzeitig, um Enttäuschungen zu vermeiden.
Einladungen und Teilnehmerlisten erstellen
Sie kennen nun Ihre Zielgruppe. Doch soll sich die Teilnehmerliste auf sie beschränken? Oder auch auf Lebenspartner oder Praktikanten ausdehnen? Dieser Entscheidung folgt die Erstellung der Einladungskarten. Achten Sie hierbei auf einen persönlichen Stil, setzen Sie Anreize zur Teilnahme. Doch geben Sie nicht zu viel preis: Wecken Sie mit kleinen Häppchen die Neugierde Ihrer Adressaten. Versenden Sie Ihre Einladungen rund zwei Monate vor dem geplanten Event per umweltfreundlicher E-Mail. Und setzen Sie sich ein Datum zu einer Widervorlage.
Ablauf der Veranstaltung
Was Sie Ihren Gästen bieten möchten, entscheiden Sie ebenfalls bei jedem Event neu. Dennoch haben wir einige Tipps für Sie:
- Erzeugen Sie mithilfe von Dekorationen und Beleuchtung die gewünschte Atmosphäre
- Setzen Sie auf Interaktivität und Engagement wie Diskussionsrunden oder gemeinsame praktische Übungen
- Sorgen Sie mit Showacts und Musikeinlagen für einen permanenten Spannungsbogen
- Bestellen Sie ein hochwertiges Catering
- Vermeiden Sie Leerläufe oder halbherzige Aktionen
- Bereiten Sie Give-aways mit Marketingartikeln vor
- Kontrollieren Sie am Veranstaltungstag Technik, Infrastruktur und Sicherheitsvorkehrungen
Nachbereitung: Feedback sammeln und Ergebnisse analysieren
Ihre effiziente Eventplanung sollte unbedingt auch Punkte zur Nachbereitung enthalten. Nur mit einer Erfolgsanalyse Ihrer Veranstaltung werden Sie mögliche Fehler künftig vermeiden können. Die gewünschten Informationen erhalten Sie durch ehrliches Feedback Ihrer Gäste – in Fragebögen, persönlichen Gesprächen oder auf sozialen Plattformen.